Checklist voor evenement in Zwolle
Voor een goede voorbereiding van uw evenement is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw evenement organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor evenement in Zwolle online opstellen >
Uitbesteden evenement in Zwolle
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw evenement in Zwolle uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden evenement in Zwolle online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor evenement in Zwolle
Bij een groot evenement zoals een evenement kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Zwolle in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor evenement in Zwolle online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor evenement in Zwolle
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Zwolle, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor evenement in Zwolle online opstellen >
Bedankje voor uw evenement
Na afloop van uw evenement in Zwolle is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw evenement online opstellen >
Evenement organiseren in andere steden
U kunt uw evenement natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Evenement organiseren in Rotterdam, Evenement organiseren in Ankeveen, Evenement organiseren in Zaanstad, Evenement organiseren in Enschede, Evenement organiseren in Den Haag, Evenement organiseren in Haarlem, Evenement organiseren in Almere, Evenement organiseren in Dordrecht,
Andere evenementen in Zwolle
Zwolle is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Zwolle, zoals: Meeting organiseren in Zwolle, Cursus organiseren in Zwolle, Congres organiseren in Zwolle, Expositie organiseren in Zwolle, Bedrijfsuitje organiseren in Zwolle, Discussiedag organiseren in Zwolle, Masterclass organiseren in Zwolle, Klantendag organiseren in Zwolle,