Checklist voor seminar in Utrecht
Voor een goede voorbereiding van uw seminar is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw seminar organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor seminar in Utrecht online opstellen >
Uitbesteden seminar in Utrecht
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw seminar in Utrecht uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden seminar in Utrecht online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor seminar in Utrecht
Bij een groot evenement zoals een seminar kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Utrecht in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor seminar in Utrecht online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor seminar in Utrecht
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Utrecht, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor seminar in Utrecht online opstellen >
Bedankje voor uw seminar
Na afloop van uw seminar in Utrecht is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw seminar online opstellen >
Seminar organiseren in andere steden
U kunt uw seminar natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Seminar organiseren in Arnhem, Seminar organiseren in Breda, Seminar organiseren in Groningen, Seminar organiseren in Amstelveen, Seminar organiseren in Zwolle, Seminar organiseren in Eindhoven, Seminar organiseren in Enschede, Seminar organiseren in Amersfoort,
Andere evenementen in Utrecht
Utrecht is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Utrecht, zoals: House warming organiseren in Utrecht, Expositie organiseren in Utrecht, Conference organiseren in Utrecht, Lezing organiseren in Utrecht, Klantendag organiseren in Utrecht, Congres organiseren in Utrecht, Business meeting organiseren in Utrecht, Presentatie organiseren in Utrecht,