Een tentoonstelling organiseren in Utrecht

Als u de organisatie voor een tentoonstelling in Utrecht op zich neemt, wilt u dat u op de dag van uw tentoonstelling alle organisatie goed heeft voorbereid en rustig uw gasten kunt ontvangen. Die voorbereiding bestaat onder andere uit het vinden van een geschikte tentoonstelling locatie in Utrecht en het inplannen van uw programma op de juiste datums.

Hiernaast is deelnemersregistratie, marketing en communicatie een tijdrovend en belangrijk onderdeel van uw voorbereiding. Steeds meer organisatoren organiseren hun tentoonstelling online op het internet. U kunt dan uw uitnodigingen, betalingen en berichten naar deelnemers in een aantal klikken uitvoeren. Zo wint u veel efficientie.

Aanmelder.nl is een webproduct dat zorgt dat u zelf online uw deelnemersregistratie en marketing kunt uitvoeren.

deelnemers tentoonstelling

Leveranciers inschakelen voor tentoonstelling in Utrecht

Bij een groot evenement zoals een tentoonstelling kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Utrecht in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:

* Vraag referenties van leveranciers en check deze.

* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.

* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.

* Vraag verschillende offertes aan

* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.

* Stel een begroting op.

Leveranciers inschakelen voor tentoonstelling in Utrecht online opstellen >

tentoonstelling organiseren

Draaiboek samenstellen voor tentoonstelling in Utrecht

* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:

* tijd, plaats in Utrecht, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.

* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers

* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Draaiboek samenstellen voor tentoonstelling in Utrecht online opstellen >

venue in Utrecht voor tentoonstelling

Bedankje voor uw tentoonstelling

Na afloop van uw tentoonstelling in Utrecht is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:

* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc

* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)

* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.

* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer

* Maak een financieel eindverslag

* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.

Bedankje voor uw tentoonstelling online opstellen >

deelnemersregistratie in Utrecht

Uitnodigen invites uitnodiging

Als u een tentoonstelling organiseert dan wilt u waarschijnlijk ook een heel aantal deelnemers uitnodigen, bijvoorbeeld uit Utrecht. Met aanmelder.nl kunt u eenvoudig e-mail uitnodigingen sturen via de email. Deze e-mail invites komen in de mail van uw genodigden en zijn direct zichtbaar en hoeven dus niet geopend te worden. Met deze online uitnodigingen bereikt u makkelijk en goedkoop uw doelgroep. Eigenlijk zijn het grote event mailings. Hiermee wordt eventmarketing en andere marketing voor tentoonstelling erg simpel.

De uitnodiging is een speciale HTML email waarin uw uitnodiging in Word of Powerpont direct omgezet wordt naar html mail. Deelnemers kunnen met 1 klik op uw aanmeldformulier komen of op andere online forms die u voor uw evenement gemaakt heeft. U hoeft hiervoor niet te kunnen werken met afdrukken samenvoegen of met mail merge.

Uitnodigen invites uitnodiging online opstellen >

aanmelden tentoonstelling in Utrecht

Overzichtelijke deelnemers en aanmeld database

Al uw aanmeldingen voor tentoonstelling komen op een centrale database lijst van onze server binnen. Zo hoeft u nooit meer op zoek in excel lijsten of andere deelnemerslijsten om te zien of uw gast, cursist of deelnemer aangemeld is. Omdat u op deze manier veel verwarring voorkomt kunt u direct veel besparen. Uw deelnemerslijst is ook een soort online adresboek. Een adressenlijst voor uw evenement. Sommige van de gebruikers van aanmelder.nl gebruiken deze adressen database als een CRM voor events zoals tentoonstelling. CRM applicatie voor events zijn op die manier eenvoudig te vervangen door het gebruik van aanmelder.nl

Overzichtelijke deelnemers en aanmeld database online opstellen >

tentoonstelling inschrijven in Utrecht

Tentoonstelling organiseren in andere steden

U kunt uw tentoonstelling natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Tentoonstelling organiseren in Ede, Tentoonstelling organiseren in Zaanstad, Tentoonstelling organiseren in Haarlem, Tentoonstelling organiseren in Emmen, Tentoonstelling organiseren in Dordrecht, Tentoonstelling organiseren in Haarlemmermeer, Tentoonstelling organiseren in Eindhoven, Tentoonstelling organiseren in Ankeveen,

Andere evenementen in Utrecht

Utrecht is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Utrecht, zoals: Business meeting organiseren in Utrecht, Team-building organiseren in Utrecht, Evenement organiseren in Utrecht, Congres organiseren in Utrecht, Clinic organiseren in Utrecht, Cursus organiseren in Utrecht, Activiteit organiseren in Utrecht, Masterclass organiseren in Utrecht,