Checklist voor conferentie in Haarlem
Voor een goede voorbereiding van uw conferentie is het handig om van deze checklist gebruik te maken. Voor de samenstelling van uw conferentie organisatieteam zijn de volgende voorbereiding nodig:
* Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
* Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
* Stel de budgetverantwoordelijke aan
* Definieer de taken van de overige leden.
* Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
* Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
* Stel deadlines.
Checklist voor conferentie in Haarlem online opstellen >
Uitbesteden conferentie in Haarlem
U kunt ervoor kiezen om de organisatie van uw conferentie in Haarlem uit te besteden. De volgende overwegingen spelen een rol:
* Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
* Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
* Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
* Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico's kan dragen.
Uitbesteden conferentie in Haarlem online opstellen >
Leveranciers inschakelen voor conferentie in Haarlem
Bij een groot evenement zoals een conferentie kan het nuttig zijn om voor de dag zelf leveranciers uit Haarlem in te schakelen. Houd hierbij rekening met het volgende:
* Vraag referenties van leveranciers en check deze.
* Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
* Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
* Vraag verschillende offertes aan
* Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
* Stel een begroting op.
Leveranciers inschakelen voor conferentie in Haarlem online opstellen >
Draaiboek samenstellen voor conferentie in Haarlem
* Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
* tijd, plaats in Haarlem, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
* Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
* Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Draaiboek samenstellen voor conferentie in Haarlem online opstellen >
Bedankje voor uw conferentie
Na afloop van uw conferentie in Haarlem is het attend om de communicatie met deelnemers warm te houden. De volgende presentjes kunnen hierbij helpen:
* Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc
* Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
* Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
* Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
* Maak een financieel eindverslag
* Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Bedankje voor uw conferentie online opstellen >
Conferentie organiseren in andere steden
U kunt uw conferentie natuurlijk ook in een andere stad organiseren. Denk aan: Conferentie organiseren in Ede, Conferentie organiseren in Ameland, Conferentie organiseren in Avereest, Conferentie organiseren in Emmen, Conferentie organiseren in Ankeveen, Conferentie organiseren in Amsterdam, Conferentie organiseren in Haarlem, Conferentie organiseren in Utrecht,
Andere evenementen in Haarlem
Haarlem is een bruisende stad. Wellicht heeft u interesse om ook andere evenementen te organiseren in Haarlem, zoals: Discussiedag organiseren in Haarlem, Expositie organiseren in Haarlem, Conference organiseren in Haarlem, Training organiseren in Haarlem, Bedrijfsevenement organiseren in Haarlem, Bijeenkomst organiseren in Haarlem, Klantendag organiseren in Haarlem, Clinic organiseren in Haarlem,